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Comment créer un diagramme de Gantt

Cette page explique comment créer un diagramme de Gantt. Si vous voulez en savoir plus sur le concept sous-jacent aux diagrammes de Gantt, vous pouvez consulter la page : Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est généralement créé au moyen d'un système d'information pour la gestion de projet (PMIS en anglais) comme Primavera Project Planner®, Microsoft Project® ou MindView®. Lorsqu'il s'agit de créer un planning, une approche typique consiste à réunir les membres de l'équipe sélectionnée pour identifier les activités requises. Bien que cette méthode puisse effectivement déboucher sur un planning, celui-ci n'est pas nécessairement exhaustif. En effet, un planning complet se doit de contenir toutes les activités indispensables au respect de la règle des 100 %. La règle des 100 % exige que le planning de référence recouvre la totalité de la référence de base du périmètre du projet. Les éléments de la référence de base sont les principales sources servant à identifier les activités requises par le planning. Il s'ensuit que si la référence de base recouvre la portée du projet à 100 %, les activités définies par le planning recouvrent également la portée du projet à 100 %. L'accomplissement des étapes de cette méthodologie garantit que le planning de projet final obtenu est un planning complet, sans aucune lacune.

Les six étapes de la création d'un diagramme de Gantt


Etape 1 – Inspection de la référence de base du périmètre du projet

Réunissez l'équipe et inspectez la référence de base approuvée, qui consiste en trois éléments : 1) le cahier des charges, 2) la structure WBS (Work Breakdown Structure) et 3) le dictionnaire de la structure WBS. La tâche des membres de l'équipe de projet est de confirmer que la référence de base recouvre la portée du projet à 100 %.

Etape 2 – Création des activités

A l'aide d'une technique dénommée "décomposition", l'équipe de projet découpe chaque unité de travail de la structure WBS en activités. Comme lors de la création des unités de travail de la structure WBS, l'équipe doit établir des règles pour la création des activités du planning. En effet, le planning final doit être à la fois efficace et productif. Définir trop d'activités peut être aussi préjudiciable que d'en oublier. Il est également essentiel d'identifier les échéances et les jalons importants au moment de la décomposition du projet.

Gantt chart deadlines passing

Etape 3 – Séquencement des activités

Le plus souvent, chacune des activités du planning est liée à une ou plusieurs autres activités. A part la première et la dernière, elles ont donc toutes une relation de liaison avec un prédécesseur et un successeur. Le séquencement des activités consiste à les placer dans l'ordre correct à l'aide des liaisons correctes. Il existe quatre types de liaisons distinctes :

  • 1. Fin à Début – L'activité ne peut pas commencer avant la fin de son prédécesseur.
  • 2. Début à Début – L'activité ne peut pas commencer avant que son prédécesseur ne commence.
  • 3. Début à Fin – L'activité ne peut pas se terminer avant que son prédécesseur ne commence.
  • 4. Fin à Fin – L'activité ne peut pas se terminer avant que son prédécesseur ne se termine.

Les liaisons 1 et 2 sont les plus courantes. La liaison Fin à Début est une liaison séquentielle, alors que la liaison Début à Début concerne généralement des activités se déroulant en parallèle ou se chevauchant.

Gantt chart dependencies

Etape 4 – Estimation des ressources

Avant qu'il soit possible d'estimer les durées impliquées, il est nécessaire d'identifier les ressources nécessaires ainsi que leur coût. Les ressources à considérer incluent personnes, matériaux et équipement. Il existe plusieurs techniques d'estimation des ressources telle la méthode analogique, paramétrique, en trois points ou ascendante. Les capacités des intervenants, leurs compétences et les technologies mises en jeu sont des facteurs essentiels à prendre en compte lors de l'estimation. Une fois les ressources identifiées, elles doivent être chargées dans le planning en regard des activités connexes. Un calendrier des ressources est alors créé pour consigner leur disponibilité.

Etape 5 – Estimation des durées

La durée d'une activité est le temps qui s'écoule entre son début et sa fin. L'inspection des ressources requises par chaque activité, de ses liaisons et de son ordre séquentiel vous permet d'estimer sa durée. Vous pouvez employer la même technique que pour l'estimation des ressources, mais vous devez également prendre en compte l'existence des contraintes éventuelles, c'est-à-dire des limites ou des restrictions susceptibles d'être imposées sur certaines activités.

Gantt chart constraints

Etape 6 – Elaboration du planning

Vous êtes maintenant prêt à créer le diagramme de Gantt en y chargeant toutes les informations réunies à l'aide d'un outil de gestion de projet. Examinez le planning et vérifiez que tous les risques temporels possibles ont été abordés. Assurez-vous que les aléas de planification et les plans correctifs connexes ont été envisagés. Une méthode typique pour parer aux conflits de planification est d'ajouter des zones tampon, soit au niveau des activités elles-mêmes, soit au niveau du projet, soit encore aux deux niveaux. Un tampon est une activité sans ressource ou objectif servant uniquement à accroître le temps disponible et à réduire les aléas de planification. L'emploi de techniques d'optimisation des ressources, telles le lissage, peut vous aider à créer un planning réaliste. Vérifiez et approuvez le planning. Le diagramme de Gantt ainsi créé et approuvé devient alors le planning de référence du projet.

Comment utiliser un diagramme de Gantt


Le diagramme de Gantt contenant le planning de référence est le document officiel utilisé pour exécuter le projet et assurer son suivi. Les membres de l'équipe du projet chargés de mener à bien les unités de travail définies dans la structure WBS peuvent assurer le suivi de leurs propres activités à l'aide de méthodes éprouvées. Il existe deux méthodes courantes de mesure de l'avancement d'un projet : 1) le calcul du pourcentage d'avancement et 2) la gestion de la valeur acquise (EVMS en anglais). La méthode de calcul du pourcentage d'avancement est simple d'emploi, mais relativement subjective. La gestion de la valeur acquise, par contraste, mesure la performance du planning en fonction de la valeur du travail accompli.

Afin d'identifier les écarts possibles, la performance réelle du planning est comparée au planning de référence, en portant une attention particulière aux activités constituant le chemin critique. Le chemin critique est le chemin le plus long figurant dans le planning sans disposer de marge de battement. Il porte le nom de "critique" parce tout retard dans une des activités qui y figurent provoque obligatoirement un retard de la date de fin du projet. Pour cette raison, le chemin critique est généralement mis en valeur en rouge sur un diagramme de Gantt. Si l'écart dépasse un seuil prédéfini, l'équipe de projet doit intervenir pour prendre les mesures préventives ou correctives qui s'imposent. Si et seulement si l'écart ne peut pas être traité de manière satisfaisante par ces actions, l'équipe de projet doit soumettre une requête de changement officielle pour obtenir une modification du planning de référence.

Gantt chart highlighting critical path

Il existe diverses méthodes de traitement des écarts par rapport au planning de référence. L'équipe de projet peut ajouter des décalages d'avance ou de retard. L'ajout d'un décalage d'avance consiste à modifier intentionnellement l'activité en la faisant commencer plus tôt que prévu. Ce type de décalage peut être utilisé pour accélérer un planning, mais il en augmente aussi les risques de dépassement. A l'inverse, un décalage de retard consiste à modifier intentionnellement une activité en la faisant commencer plus tard que prévu. L'ajout d'un décalage ne modifie pas la relation de l'activité avec ses prédécesseurs et successeurs. Il existe en outre deux techniques qui peuvent être utilisées pour accélérer un planning sans pour autant réduire sa portée : 1) le séquençage des tâches et 2) la réduction des durées. Le séquençage des tâches consiste à augmenter le chevauchement des activités, et conduit généralement à un plus grand risque de dépassement. La réduction des durées consiste à accroître les ressources et conduit généralement à une augmentation des coûts.

Les diagrammes de Gantt sont aussi d'excellents outils de prédiction de la performance d'un planning de projet. Beaucoup d'entre eux permettent d'évaluer l'estimation du coût du travail restant à accomplir (ETC en anglais) ainsi que le coût prévisionnel à l'achèvement du projet (EAC en anglais). Les techniques de gestion de la valeur acquise sont également incorporées dans de nombreuses applications de planning à des fins prévisionnelles.



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