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Arbeiten mit Gantt Diagrammen

  1. Verlinken von Aufgaben in einem Gantt Diagramm
  2. Bedingungen in einem Gantt Diagramm
  3. Einbinden von Ressourcen in ein Gantt Diagramm
  4. Erweitern eines Gantt Diagramms
  5. Überprüfen eines Projekts via Gantt Diagramm
Gantt Diagramme sind im Businessbereich sehr verbreitet, um alle Arten von Projekten zu beschreiben und zu überwachen. – nach den Regeln des Projektmanagement. Heutzutage werden diese von Computerprogrammen, z.B. Microsoft® Project, Primavera Project Planner® oder MindView™ Business Edition erzeugt. Nachfolgend nennen wir diese Programme Gantt Software. Verschiedene Gantt Programme bieten verschiedene Features und Möglichkeiten: Weiter unten geht es in erster Linie es um Gemeinsamkeiten.

Was Sie unbedingt brauchen, bevor Sie ein Gantt Diagramm erzeugen können, ist ein detaillierter Projektplan. Ein Projektplan besteht von einer Reihe von miteinander zusammenhängenden Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden müssen. Wenn Sie z.B. in ein neues Büro umziehen, können Sie das neue Büro nicht einrichten, bevor der Mietvertrag unterschrieben ist. Projektpläne besitzen ein spezifisches Startdatum, das mit dem Startdatum der ersten, zu erledigenden Aufgabe identisch ist (das könnte z.B. das Festlegen der Anforderungen an das neue Büro sein) und einem bestimmten Enddatum, das mit dem Erledigen der letzten Aufgabe zusammenfällt (z.B. dem Einzug ins neue Büro).

Ein Weg, einen Projektplan zu erstellen, ist der Projektstrukturplan, eine Technik, mit der man Aufgaben in Unteraufgaben aufteilt. Gantt Programme enthalten generell links des eigentlichen Diagramms eine Aufgabenliste, in der sich die Hierarchie widerspiegelt.

Gantt Diagramm, Aufgaben, Hierarchie

Mind mapping fördert das kreative Denken. Sie hilft Ihnen, einen Projektstrukturplan zu entwickeln und sicherzustellen, dass nichts im Projektplan vergessen wurde. Falls die Mind Mapping Software Gantt Diagramme unterstützt (z.B. die MindView Business Edition), können Sie die Daten eingeben, währen Sie Zeitdaten für später aufheben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt so komplett wie möglich ist und dass alle angenommenen Werte realistisch sind.

Ist der Projektplan fertig gestellt, geben Sie weitere Daten in die Gantt Applikation ein, von der das Diagramm erzeugt wird:
  • Definieren Sie die Projekteinstellungen, z.B. Startdatum, Enddatum und den Typ der Zeitplanung. Die gängigste Zeitplanung ist die ausgehend vom Startdatum. In diesem Fall starten alle Aufgaben voreingestellt so früh wie möglich. Das bedeutet, dass das Projekt so früh wie möglich endet.
  • Definieren des Projektkalenders. Hier wird eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen pro Woche festgelegt, die Anzahl von Arbeitsstunden pro Tag und so weiter.
  • Geben Sie Aufgabennamen ein oder bearbeiten Sie diese sowie "Dauer"-Werte.
  • Definieren Sie eine globale Ressourcenliste und weisen entsprechende Ressourcen den Aufgaben zu. Obwohl Sie die Ressourcen auch dann zuweisen können, wenn Sie diese benötigen, ist es generell einfacher, von vornherein eine Ressourcenliste anzulegen, von der aus Sie dann die passenden Ressourcen den jeweiligen Aufgaben zuweisen können. Mehr dazu finden Sie unter Einbinden von Ressourcen in ein Gantt Diagramm.
  • Erzeugen Sie Links, um die Beziehungen zwischen Aufgaben des Projekts festzulegen. Mehr dazu finden Sie unter Verlinken von Aufgaben in einem Gantt Diagramm.
  • Setzen Sie Bedingungen für die Aufgaben – wenn nötig. Mehr dazu finden Sie unter Hinzufügen von Bedingungen zu einem Gantt Diagramm.
  • Passen Sie den Projektplan endgültig an. Mehr dazu finden Sie unter Erweitern eines Gantt Diagramms.
  • • Sobald das Projekt begonnen wurde, sehen Sie in regelmäßigen Abständen nach, ob sich Probleme oder sich Zeitprobleme ergeben haben und korrigieren entsprechend. Mehr dazu finden Sie unter Überprüfen eines Projekts per Gantt Diagramm.
Anmerkung: Wenn Sie eine Mind Mapping Software verwenden, die Gantt Funktionen während der Planungsphase erlaubt, sind diese beim Wechsel zu Gantt bereits implementiert.

Sind alle Daten eingegeben, zeigt die Gantt Anwendung das Diagramm. Jede Änderung beim Timing einer Aufgabe betrifft auch alle Aufgaben, die darauf basieren. Wenn eine Aufgabe vorzeitig erledigt wird, berechnet MindView automatisch die Daten der sich darauf beziehenden Aufgaben neu, um die gewonnene Zeit nutzen zu können. Wenn dagegen eine Aufgabe länger als geplant dauert, werden ebenfalls alle darauf basierenden Aufgaben neu positioniert, was sich aufs Enddatum des Projektplans auswirken kann, allerdings nicht muss.



Um Ihnen beim Einstieg zu helfen, enthalten einige Gantt Anwendungen verschiedene fertige Projektpläne für allgemeine Geschäftsaktivitäten (zum Beispiel Organisieren einer Messe, Produzieren einer Publikation, Einführung eines Produkts und so weiter). Sie können diese Pläne zu Trainingszwecken oder als Basis für eigene Projekte verwenden.

Verlinken von Aufgaben in einem Gantt Diagramm

In Projektplänen müssen Aufgaben normalerweise in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden. Man muss zum Beispiel eine Publikation erst einmal schreiben und korrigieren, bevor sie gedruckt werden kann. Um dies sicherzustellen, kann die Gantt Anwendung Aufgaben miteinander verlinken, sodass sie sich aufeinander beziehen. Voreingestellt sind Aufgaben nach der Regel 'Finish to Start' (Ende zu Start) miteinander verlinkt, was bedeutet, dass die erste Aufgabe (der Vorgänger) beendet sein muss, bevor die nächste Aufgabe (der Nachfolger) starten kann und so weiter.

Das wird im typischerweise dadurch angedeutet, das Pfeillinien jede Aufgabe mit ihrem Nachfolger verbinden. Der Pfeilkopf zeigt die Richtung des Links: Er zeigt ausgehend vom Vorgänger auf den Nachfolger.

Gantt Diagramm, Vorgänger

Eine Aufgabe kann mehr als einen Vorgänger haben. In diesen Fall wird sein Startdatum von dem Vorgänger bestimmt, auf Grund dessen er das späteste Startdatum bekommt. Da sich Daten und Zeiten während der Projekterstellung ändern, kann sich die Vorgängeraufgabe, die das Startdatum der Aufgabe festlegt, natürlich ebenfalls ändern.

Gantt Diagramm, Vorgänger

Aufgaben können auch mehrere Nachfolger haben. In diesem Fall setzt die Aufgabe alle Startdaten ihrer Nachfolger fest.

Gantt Diagramm, Nachfolger

Wenn Sie ein Projekt von seinem Startdatum aus planen, errechnet die Gantt Anwendung das Enddatum, des Projekts automatisch, basierend auf der Dauer der Aufgaben, den Abhängigkeiten der Aufgaben voneinander und dem Projektkalender.

Die Möglichkeit, Aufgaben auf diese Weise miteinander zu verlinken, macht Projektmanagement Software besonders mächtig: Sie können jetzt die Dauer jeder Aufgabe ändern, Aufgaben hinzufügen oder löschen - alle Daten werden sofort und automatisch anhand der neuen Gegebenheiten ermittelt und Ihr Projekt erneut, bestmöglich nach Ihren Vorgaben ablaufend, angezeigt.

Andere Linktypen

Es gibt vier verschieden Abhängigkeiten (Beziehungen) zwischen Aufgaben:

Ende - Anfang (EA) - voreingestellt ("Normalfolge"): Die Aufgabe kann nicht starten, bevor der Vorgänger beendet ist, sie kann aber später starten. Dies ist der gängigste Typ von Beziehung und der einzige Link, den Sie mit Klick aufs Link Symbol wie oben beschrieben setzen können. Typischerweise startet der Nachfolger unmittelbar nachdem der Vorgänger beendet ist. Sie können einen Abstand zwischen den Aufgaben oder ein Überlappen der beiden definieren, indem Sie einen Zeitversatz definieren. Es gilt aber immer dass ein Verschieben des Vorgänger-Endes zu einem Verschieben des Nachfolger-Starts führt.
Anfang - Anfang (AA): Die Aufgabe kann nicht starten, bevor der Vorgänger gestartet ist, sie kann aber später starten. Das kann bei einer Aufgabe sinnvoll sein, deren Start vom Start einer anderen Aufgabe abhängig ist.
Ende - Ende (EE): Die Aufgabe kann nicht enden, bevor der Vorgänger endet, sie kann aber später enden.
Anfang - Ende (AE) ("Sprungfolge"): Die Aufgabe kann nicht enden, bevor der Vorgänger startet, sie kann aber später enden. Dieser Typ ist wird eher selten eingesetzt.

Beispiel

Der folgende Projektplan für die Vorbereitung und Publikation zeigt alle möglichen Beziehungstypen auf.

Gantt Diagramm, Abhängigkeiten

In diesem Beispiel:

  • Folgt die 'Schreiben'-Aufgabe direkt der 'Planen'-Aufgabe. Verändert sich das Ende der Planung, so verschiebt das den Start des Schreibens. Dies ist die normale Ende - Anfang Beziehung.
  • Die 'Bearbeiten'-Aufgabe startet irgendwann während der 'Schreiben'-Aufgabe. Die 'Schreiber' und die 'Bearbeiter' arbeiten als Team zusammen bis der Text fertig ist. Ihre Aufgaben enden zur gleichen Zeit, d.h. ändert sich das Ende des 'Schreibens', ändert sich dadurch auch das Ende der 'Bearbeiten'-Aufgabe. Dies ist also eine Ende - Ende Beziehung
  • Das Erstellen von Illustrationen hängt vom Start des Schreibens ab. In diesem Fall wurde ein Zeitversatz definiert, damit das illustrieren nicht direkt mit dem Schreiben gestartet wird. Trotzdem gilt natürlich: Verschiebt sich der Schreiben-Start, verschiebt sich der Illustrieren-Start entsprechend. Dies ist eine Anfang - Anfang Beziehung.
  • Die finalen Änderungen hängen vom Ende der Illustrationen ab. Hier wurde allerdings definiert, dass sich die beiden Aufgaben überlappen, d.h., die finalen Änderungen werden bereits zwei Tage vor Ende der Illustrationen begonnen. Verschiebt sich das Ende der Illustrationen, so verschieben sich auch die finalen Änderungen. Dies entspricht der normalen Ende - Anfang Beziehung.
  • Das Drucken startet, sobald die finalen Änderungen abgeschlossen sind. Dies ist ebenfalls eine Ende - Anfang Beziehung.
  • Der Transport des Papiers vom Lieferanten zum Drucker muss beendet sein, bevor das Drucken beginnt, ist aber nicht von einer der anderen Aufgaben abhängig. Der Drucker hat eine begrenzte Lagerkapazität und will nicht, dass das Papier eintrifft, bevor es tatsächlich gebraucht wird ('just in time' oder JIT Zeitplanung). Damit steuert der Druckbeginn das Anliefern des Papiers. Verschiebt sich das Drucken aus irgendeinem Grund, so verschiebt sich das Enddatum für die Anlieferung des Papiers entsprechend. Dies ist eine Anfang - Ende Beziehung.

Hier besitzt jede Aufgabe einen einzelnen Vorgänger, der einfachste, denkbare Aufbau. Trotzdem kann eine Aufgabe mehrere Vorgänger haben. In solchen Situationen müssen Sie genau über mögliche unerwünschte Konsequenzen nachdenken. Wenn Sie zum Beispiel einen weiteren Vorgänger für den Papiertransport zum Drucker definiert hätten, so könnte es sein, dass dieser Vorgänger die Aufgabe hinausschiebt, sodass das Papier später zum Drucker transportiert wird als es für den Beginn des Druckens nötig gewesen wäre.

Arbeiten mit Versatzzeiten in einem Gantt Diagramm

Mit der Eingabe eines Zeitversatzes können sie einen Link vorwärts oder rückwärts verschieben, sodass der Nachfolger früher oder später startet als er das aufgrund des Links eigentlich tun würde. Bei voreingestelltem 'Finish to Start' Link bedeutet das, dass entweder eine Überlappung der beiden Aufgaben entsteht (Nachfolger startet, bevor der Vorgänger endet), oder, dass eine Lücke entsteht, weil der Nachfolger später startet als der Vorgänger endet.

Wenn Sie z.B. die Produktion einer Marketing-Broschüre planen, könnten Sie mit einer Überlappung der Aufgaben arbeiten, d.h., mit den Illustrationen ein paar Tage vor dem Ende der "Schreiben"-Aufgabe zu beginnen. Die beiden Aufgaben bleiben aber trotzdem miteinander verlinkt, was bedeutet, dass eine Verzögerung beim Schreiben ein Verschieben des Illustrierens zur Folge hat.

Bedingungen in einem Gantt Diagramm

Bedingungen schränken die Flexibilität der Gantt Anwendung ein, wenn sie definitiv auf ein Start- oder Enddatum eingegeben werden. Die folgenden Bedingungstypen haben völlig unterschiedliche Einschränkungen dieser Flexibilität zur Folge.

Zwei "Bedingungen" sind tatsächlich so flexibel, dass sie gar nicht als wirkliche Bedingungen angesehen werden:

  • So früh wie möglich: Dies ist die voreingestellte Bedingung, wenn Sie Ihr Projekt von seinem Startdatum aus planen, was normalerweise der Fall ist. Sie sollten, wenn möglich, diese Voreinstellung belassen, da sie in der Anwendung die größtmögliche Flexibilität bietet. Wenn Sie diese Bedingung einer unverlinkten Aufgabe zuweisen, wird diese Aufgabe so eingeplant werden, dass sie zu Projektbeginn startet. Wenn Sie sie einer verlinkten Aufgabe zuweisen, wird diese so früh starten, wie es die Anhängigkeiten von ihren Vorgängern es erlauben.
  • So spät wie möglich: Dies ist die voreingestellte Bedingung, wenn Sie Ihr Projekt von seinem Enddatum aus planen. Wenn Sie diese Bedingung einer unverlinkten Aufgabe zuweisen, wird diese Aufgabe so eingeplant werden dass sie mit dem Gesamtprojekt endet. Wenn Sie die Bedingung einer Nachfolger-Aufgabe zuweisen, wird diese enden, wenn der Nachfolger starten muss. Insgesamt sollten Sie diese Bedingung nach Möglichkeit vermeiden, da sie keinerlei Zwischenzeiten zulässt, die man zum Lösen von Problemen eventuell brauchen würde. In diesem Fall bedeutet jegliche Verzögerung, dass sich das Ende des Projekts insgesamt verschiebt.

Alle folgenden Bedingungen schränken MindViews Flexibilität beim Planen von Aufgaben ein. Obwohl Sie versucht sein könnten, sie zu verwenden (vor allem wenn Sie neu im Umgang mit Projektmanagement sind), sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Konsequenzen überschauen. Sie auf ein Minimum zu beschränken(besonders die letzten zwei) erlaubt Ihnen, die automatischen Planungsmöglichkeiten in MindView voll auszuschöpfen.

  • Anfang nicht früher als: Dies bedeutet, dass die Aufgabe (ob verlinkt oder nicht) nicht vor einem bestimmten Datum starten kann. Allerdings behält die Anwendung die Möglichkeit, sie später starten zu lassen.

    Wenn Sie das Startdatum einer Aufgabe ändern, indem Sie zum Beispiel neue Werte in der Gantt Gliederung eingeben oder seinen Balken im Gantt Diagramm verschieben, wird diese Bedingung automatisch gesetzt.

    Wenn Sie eine verlinkte Aufgabe rückwärts verschieben, wird die SNET Bedingung für das dadurch neu definierte Startdatum gesetzt; die Aufgabe selbst jedoch (ihr Balken) wird unverzüglich wieder auf ihre Originalposition gesetzt. Dies geschieht, weil das durch den Link definierte Startdatum später stattfindet als das SNET Datum. Das SNET Datum wird deshalb zwar gesetzt, verändert aber nicht die Originalplanung für die Aufgabe.

  • Anfang nicht später als: Dies bedeutet, dass die Aufgabe (ob verlinkt oder nicht) nicht später als zu einer bestimmten Zeit starten darf. Die Anwendung behält aber die Option vor, sie früher als festgelegt starten zu lassen.

    Wenn Sie Ihr Projekt vom Enddatum aus planen, führt das Verschieben des Starts einer Aufgabe automatisch zum Setzen dieser Konstante.

  • Ende nicht früher als: Dies bedeutet, dass die Aufgabe (ob verlinkt oder nicht) nicht vor einem bestimmten Datum enden darf. Allerdings behält MindView die Möglichkeit, sie später enden zu lassen.

    Wenn Sie das Enddatum einer Aufgabe ändern, wird automatisch diese Bedingung gesetzt.

  • Ende nicht später als: Dies bedeutet, dass die Aufgabe (ob verlinkt oder nicht) nicht später als zu einem bestimmten Datum enden darf. Allerdings behält MindView die Möglichkeit, sie früher enden zu lassen.

    Wenn Sie Ihr Projekt vom Enddatum aus planen, führt das Ändern des Endes einer Aufgabe oder das Verschieben ihres Balkens im Gantt Diagramm automatisch dazu, dass diese Bedingung gesetzt wird.

  • Muss anfangen am: Diese starre Bedingung bedeutet, dass die Aufgabe (ob verlinkt oder nicht) an einem bestimmten Datum starten muss. Selbst wenn die vorhergehende Aufgabe früher erledigt ist, kann MindView die Aufgabe mit dieser Bedingung nicht verschieben und damit den Vorteil ausnutzen.

  • Muss enden am: Diese starre Bedingung bedeutet, dass die Aufgabe (ob verlinkt oder nicht) an einem bestimmten Datum enden muss. Selbst wenn die vorhergehende Aufgabe früher erledigt ist, kann MindView die Aufgabe mit dieser Bedingung nicht verschieben und damit den Vorteil ausnutzen.

Wenn Sie eine dieser Bedingungen einer Aufgabe zuweisen, erscheint das Bedingung-Symbol neben dem Namen der Aufgabe in der Gantt Gliederung. Wenn Sie den Mauszeiger über dieses Symbol bewegen, werden Details dazu in einem Tooltip angezeigt.

Wenn Sie eine dieser Bedingungen einer Aufgabe zuweisen, empfiehlt es sich, eine Notiz zur Aufgabe hinzuzufügen, die erklärt, warum die geschah. Falls die Bedingung später Probleme beim Planen verursacht, können Sie anhand dieser Notiz besser entscheiden, ob Sie die Bedingung beibehalten, ändern oder ganz entfernen wollen. Solche Notizen ermöglichen Ihnen auch, zwischen Aufgaben zu unterscheiden, denen Sie explizit eine Bedingung zugewiesen haben und solchen, bei denen die Bedingung automatisch durch das Verschieben des Balkens oder durch manuelles Setzen von Start- oder Enddatum hinzugefügt wurde.

Manchmal können Sie Bedingungen vermeiden, indem Sie einen Stichtag (Deadline) setzen. Wenn Sie ein wichtiges Datum einzuhalten haben, ist es wahrscheinlich besser, einen solchen Stichtag zu setzen, als eine Bedingung wie 'Muss enden am'. Nicht nur, dass die Bedingung MindViews Planungsfreiheit einschränken würde; tatsächlich erhöht sich dadurch auch die Wahrscheinlichkeit, dass der Stichtag verpasst wird, wie das folgende Beispiel zeigt.

Die Auswirkung einer Bedingung ist vor allem dann nicht unbedingt von vornherein absehbar, wenn Sie Ihr Projekt vom Enddatum aus planen. Deshalb sollten in diesem Fall besonders genau checken, ob das gewünschte Ergebnis erzielt wird.

Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt einige Aufgaben bzgl. der Vorbereitung einer Broschüre für eine Mailing-Aktion. Das versenden der Broschüren ist für den 10. September vorgesehen. Die Aufgaben sind verlinkt, aber außerdem ist eine Bedingung 'Muss enden am' für den 7. September gesetzt, das letzte Datum, das ein Versenden am folgenden Montag, dem 10. September ermöglicht. Die Bedingung geht - wie üblich - bzgl. des Links vor, d.h. setzt ihn ggf. außer Kraft. Indem wir nun eine 'Muss enden am' Bedingung auf den 7. September setzen, haben wir die Aufgabe so verschoben, dass sie definitiv am 7. September endet, egal ob sie ggf. auch schon früher hätte beendet werden können.

Gantt Diagramm, Bedingungen

Das Problem dabei: Wenn die 'Drucken'-Aufgabe länger als erwartet braucht, wird das Versenden-Datum verfehlt. Wesentlich besser wäre die evtl. zwischen den Textkorrekturen und dem Drucken vorhandene, freie Zeit zu nutzen. Andererseits müssen wir natürlich trotzdem den 7. September im Auge behalten. Das erreichen wir, indem wir die Bedingung von der Drucken-Aufgabe entfernen, sodass der Link seines Startdatums wieder gültig wird, und eine Stichtag-Markierung hinzufügen.

Gantt Diagramm,  Stichtage

Nun haben wir einen komfortablen 3-Tage-Zeitraum zwischen dem Drucken und dem Stichtag; dieser ist zudem deutlich markiert. Die Drucken-Aufgabe wird jetzt viel weniger wahrscheinlich in die kritische Zone am Ende rutschen; außerdem wird uns die Stichtag-Markierung warnen, falls sich die Aufgabe tatsächlich darüber hinaus verschiebt.

Interaktion zwischen Aufgaben-Links und Bedingungen

Bedingungen, kombiniert mit Beziehungen (Links) definieren bzw. verändern das Timing von Aufgaben. In einigen Fällen kann das Hinzufügen einer Bedingung zu einer Aufgabe, die bereits mit einer Beziehung (einem Link) versehen ist, zu Konflikten beim Planen führen. Tritt ein solcher Konflikt auf, hat die Bedingung immer Vorrang vor einer Beziehung.

Schauen wir uns das Beispiel unten an. Hier ist die 'Drucken'-Aufgabe mit den 'finalen Änderungen' durch eine 'Ende - Anfang' Beziehung verlinkt. Die 'finalen Änderungen' enden am 1. Oktober. Normalerweise würde das bedeuten, dass das 'Drucken' frühestens am 2. Oktober beginnen kann. Da wir das gedruckte Material aus Trainingsgründen bereits zwingend am 28. September benötigen, haben wir dem 'Drucken' Aufgabe eine 'Muss enden am' Bedingung zugewiesen, was durch die Markierung sichtbar ist. Da die Bedingung der Aufgabe nun aber ggf. jede Beziehung zu anderen Aufgaben außer Kraft setzt, wird die 'Drucken' Aufgabe automatisch auf den 28. September zurückgesetzt.

Gantt Diagramm,  Bedingungen, Abhängigkeiten

In diesem Fall hat die Bedingung zu einer unlogischen Abfolge bzgl. der Vorgänger Aufgabe geführt: Das Drucken wird jetzt begonnen, bevor die finalen Änderungen fertig sind. Die Anwendung zeigt diesen Konflikt allerdings mit Hilfe eines Symbols an : Es bedeutet allgemein, dass ein Link durch eine Bedingung außer Kraft gesetzt wurde.

Wenn Sie später beschließen, die Bedingung zu entfernen, zum Beispiel, weil das Training verschoben wurde, wird die durch den Link definierte Beziehung wieder in Kraft gesetzt, wie hier zu sehen:


Gantt Diagramm, Abhängigkeiten

Einbinden von Ressourcen in ein Gantt Diagramm

Viele Gantt Anwendungen erlauben das Hinzufügen von Ressourcen zu den einzelnen Aufgaben und Projektplänen. Ressourcen können Mitarbeiter, Materialien, Maschinen, Budgetzahlen oder was auch immer sein. Typischerweise geben Sie die Namen von Mitarbeitern, die an den Aufgaben arbeiten, als Ressourcen ein.

Die Gantt Ansicht zeigt die Ressourcen, die jeder Aufgabe zugewiesen wurden. Außerdem können Sie weitere Informationen hinzufügen, zum Beispiel:

  • Besteht die Ressource aus einem Mitarbeiter oder einem Team, ist die Angabe der Zeit, welche die Person oder das Team an der Aufgabe arbeiten. Dies wird normalerweise als Prozentwert angegeben, wobei 100% die volle Zeit einer Person angeben. So würden 250% bei einem Team von 3 Personen bedeuten, dass eine davon nur 50% an dieser Aufgabe arbeitet.
  • Ist die Ressource Material, wird die Menge, die für die Aufgabe nötig ist, angegeben. Das könnten bei Sand zum Beispiel 50 Tonnen sein.
  • Die Kosten der Ressource. Im Falle einer Person könnte dies ein Stundenlohn sein. Bei Materialien, z.B. Sand, könnten es die Kosten per Tonne sein, bei Elektrizität Kosten per kWh.
  • Der Verbrauch von Material-Ressourcen. Einige Ressourcen haben fixe Kosten, bei anderen hängt das von der Dauer der Aufgabe ab. Zum Beispiel könnte man die Elektroheizung durch kWh pro Tag angeben.

Einige Gantt Anwendungen passen die Länge des jeweiligen Gantt Balkens (Dauer der Aufgabe) entsprechend der Arbeit an, den die Mitarbeiter, die der Aufgabe zugewiesen sind, leisten können. Dabei wird die Überbeanspruchung von Ressourcen angezeigt, z.B. wenn der Plan vorsieht, dass dasselbe Team gleichzeitig für verschiedene Aufgaben eingesetzt wird.

Erweitern eines Gantt Diagramms

Gantt Anwendungen enthalten sämtlich Features, welche das Gantt Diagramm einfacher bedienbar machen. Was genau variiert von Anwendung zu Anwendung; hier einige Beispiele:
  • Sie können Aufgaben erläuternde Notizen hinzufügen. Dies ist besonders bei Aufgaben, die Bedingungen enthalten, sinnvoll. Bedingungen können Beziehungen außer Kraft setzen und dadurch zu logischen Konflikten im Projektplan führen, deshalb sollten Sie ein Auge auf solche Aufgaben haben.

Sie können den kritischen Weg hervorheben, um auf einen Blick zu sehen, welche Elemente direkt das Enddatum des Projekts betreffen. In einem Projektplan hängt der so genannte 'kritische Weg' von der Aufgabe oder den verlinkten Aufgaben ab, die sich nicht verzögern oder länger dauern dürfen, ohne das ganze Projektende zu verschieben. Eine Aufgabe liegt auf dem kritischen Weg, wenn ein Verändern ihres Startdatums oder seiner Dauer direkt das Enddatum des Projekts (oder das Startdatum, falls Sie vom Ende aus planen) verändern würde.

Es ist deshalb für ein gutes Projektmanagement unerlässlich, dass Sie beim Arbeiten im Projektplan jederzeit ein Auge auf den kritischen Weg bzw. die entsprechenden "kritischen Aufgaben" haben. Ist die Dauer des Projekts insgesamt zu lang, ist die einzige Möglichkeit, dies zu ändern, das Verkürzen des kritischen Wegs.

Gantt Diagramm, kritischer Weg

  • Ein Meilenstein (milestone) ist eine Aufgabe ohne Dauer. Er erscheint auf dem Gantt Diagramm als Raute. Meilensteine werden allgemein verwendet, um wichtige Daten im Projektplan zu markieren, oft sind es Schlüsselereignisse oder Ziele. Sie könnten zum Beispiel Meilensteine an Daten setzen, an denen etwas fertig gestellt sein muss oder an denen Projektmeetings stattfinden.
Ein Stichtag-Marker hat keine Auswirkungen auf die Gantt Berechnungen; es wird lediglich ein sichtbarer Marker im Gantt Diagramm – als Erinnerung - gesetzt. In den meisten Gantt Anwendungen wird Sie ein Symbol warnen, wenn eine Aufgabe sich über den Stichtag hinaus erstreckt.

Gantt Diagramm, Aufgaben, Stichtage
  • Prioritäten von Aufgaben.
  • Zeigen eines Prozentwerts für die Fertigstellung der Aufgabe – direkt auf dem Balken.
  • Anpassen des Erscheinungsbilds des Projektplans im Gantt Diagramm, zum Beispiel die Farbe der Aufgabenbalken und der Anzeige von Informationstexten.

Überprüfen eines Projekts via Gantt Diagramm

Es empfiehlt sich, den Projektplan immer wieder zu überprüfen, um Konflikte oder andere Probleme festzustellen. Sie können dann direkt entsprechende Änderungen vornehmen.

Hier einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

  • Ist das Projekt im Zeitplan? Schauen Sie auf die letzte Aufgabe im Gantt Diagramm. Überprüfen Sie, ob das nachvollziehbar ist.
  • Hat irgendeine Aufgabe den Stichtag überschritten? Wenn ja, müssen Sie handeln: Verschieben oder entfernen Sie den Stichtag; geben Sie mehr Zeit oder setzen mehr Mitarbeiter ein.
  • Sind alle Links zwischen Aufgaben wirklich nötig? Indem Sie Links zwischen Aufgaben entfernen, die nicht unbedingt nötig sind, können Sie evtl. die verfügbare Zeit erhöhen und damit die Gesamtzeit verringern oder die Flexibilität erhöhen.
  • Überprüfen Sie, ob sich manche Aufgaben auch überschneiden könnten; damit könnte die Gesamtdauer des Projekts reduziert werden. Ist das der Fall, weisen Sie die entsprechenden Versätze zu (siehe Arbeiten mit Versätzen in einem Gantt Diagramm). Eine andere Möglichkeit wäre, die 'Ende - Anfang' Beziehung entweder in 'Ende - Ende' oder 'Anfang - Anfang' zu setzen, wenn die Logik der Planung dies erlaubt.
  • Funktionieren die Bedingungen wie erwartet? Wenn Sie eine erklärende Notiz zu jeder gesetzten Bedingung hinzugefügt haben, lesen Sie diese Notizen immer wieder, um sicherzustellen, ob noch alles gültig ist. Und haben Sie ein Auge auf Bedingungen ohne Notiz: diese könnten versehentlich erzeugt worden sein und deshalb Schwierigkeiten bereiten. Außerdem: Da Bedingungen prinzipiell Links außer Kraft setzen, können dadurch Probleme im Ablauf entstehen.
  • Greifen die Bedingungen dann, wenn Sie es erwartet haben? Sind Sie logisch in die Aufgaben rundherum eingebunden? Überprüfen Sie, ob die Start- und Enddaten nicht zu früh oder zu spät gesetzt wurden.
  • Gibt es unerwartet Überschneidungen oder Lücken zwischen den verlinkten Aufgaben? Das wird oft durch absolute Bedingungen auf der einen oder anderen Aufgabe hervorgerufen. Andererseits: Denken Sie daran, dass Überschneidungen und Lücken auch durch spezielle Versätze entstehen können.





MatchWare Gantt Diagramm Software

MindMapping.com